Validando datos

Cuando se diseña una plantilla con un objetivo específico, los datos deben respetar los formatos establecidos para los cálculos. Si el libro creado es utilizado por varios usuarios el resultado puede no ser correcto, si no se respetan los requisitos de cálculo.

Si se define un formato de fecha específico para introducir la referencia al día de la fecha, éste debe de respetar lo establecido en el momento de crear los cálculos. OpenOffice Calc brinda una herramienta que verifica que los datos ingresados se adapten a los requisitos de cálculos. Esta herramienta se conoce como validaciones.

Las validaciones son reglas que definen el tipo de alcance y rango que pueden tener los datos que contengan una celda determinada.

Definir validaciones

Para definir validaciones seguiremos el siguiente procedimiento:

  • Seleccionar la celda o el rango en el que se desea aplicar la validación.
  • Acceder al menú Datos opción Validez….
  • Se despliega un cuadro de diálogo con distintas opciones que determinan los requisitos que deben cumplir los datos ingresados para ser válidos en Permitir elige Fecha.
  • Hacer clic en Aceptar para establecer los requisitos o de lo contrario en Cancelar para dejar sin efecto la acción.

El cuadro de diálogo presenta las siguientes pestañas:

  • Criterios.- Establece el formato de los datos ingresados y posteriormente restricciones comparativas o absolutas sobre el valor.
  • Ayuda de entrada.- Es posible introducir un texto de ayuda que visualice el usuario al seleccionar la celda solo debemos marcar la casilla “Mostrar ayuda sobre la entrada al seleccionar una celda“.
  • Mensaje de error.- Se ingresa un mensaje de alerta que aparece cada vez que el usuario ingresa un valor que no se ajusta a los requisitos definidos.
    El cuadro de diálogo que se muestra a continuación presenta un ejemplo con las siguientes definiciones:

Al hacer clic en Aceptar se definen los requisitos de validación que deben respetar los datos ingresados: fechas menores o iguales al 30/12/1899.
En Ayuda de entrada se estableció un texto que permita anticipar al usuario sobre el ingreso de datos.

En Mensaje de error se estableció un texto de advertencia que se despliega si los datos ingresados no son correctos, para que se realice la modificación necesaria.