Ordenar datos

Cuando rellenamos datos generalmente no se toma en cuenta ningún orden al confeccionar una lista. Por ejemplo, si se realiza una lista con los datos del personal de un servicio y se ingresan en el momento que se registra cada persona, los datos se muestran en un orden que no permite que la consulta sea muy accesible.

Más aún, al agregar datos a una lista ordenada y guardada anteriormente, la misma pierde el orden lógico establecido. OpenOffice Calc cuenta con una herramienta que permite realizar la ordenación de los datos en base a varios criterios, con el fin de que la información sea más útil para el usuario.

Ordenar desde la barra de tareas

La barra Estándar cuenta con dos íconos que permiten establecer el orden ascendente o descendente de los datos de una selección realizada.

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Ordenación ascendente (A – Z).- Ordena los datos de menor a mayor.
Ordenación descendente (Z – A).- Ordena los datos de mayor a menor.
Para ordenar datos a través de estos íconos debemos hacer:
  • Seleccionar el área vertical de datos que se desea ordenar.ordenar4
  • Seguidamente hacemos click en el ícono de ordenación según el tipo de orden que se desee obtener como resultado.ordenar2
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Es importante tener en cuenta que existen tipos de datos que mantienen una prioridad a partir de un orden establecido, por esta razón en el orden ascendente es necesario tener en cuenta que de menor a mayor el orden de los datos es:

  1. números,
  2. símbolos,
  3. letras.

Desde el menú de datos

Cuando se utilizan los íconos de la barra Estándar se ordenan los datos en base a un criterio y si la selección es de varias columnas, se ordenan los datos en base a la primer columna con datos numéricos que contenga la selección.
Desde la barra de Menú es posible establecer varios criterios de ordenación considerando la distribución de los datos.

Para ordenar los datos desde la barra Menú debemos:

  • Seleccionar el rango de datos a ordenar.ordenar6
  • Acceder al menú Datos elegimos la opción Ordenar.ordenar7
  • Especificar los criterios de ordenación en el cuadro de diálogo.ordenar8
  • Hacer clic en Aceptar para confirmar la ordenación de los datos o de lo contrario en Cancelar para dejar sin efecto la acción.

El cuadro cuenta con dos pestañas: Ordenar por criterios y Opciones.

Ordenar por criterios.- En esta pestaña se define el orden de los datos teniendo en cuenta las columnas que determinan la selección.

Despues según.- Selecciona el nombre de la columna (dato de la primera celda de la columna) que establece el primer criterio a tener en cuenta para ordenar los datos, es decir, la columna por la que se comienza a ordenar. A la derecha se elige el modo ascendente o descendente.

Después del criterio principal de ordenación, se presentan dos opciones para establecer los criterios secundarios, es decir que despues de ordenar por el criterio principal se ordenarán los datos teniendo en cuenta la columna definida en Después según.
El cuadro brinda la posibilidad de establecer un criterio principal y dos criterios secundarios. Los criterios secundarios están disponibles dependiendo del número de columnas que presente la selección.

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Vamos a ordenar los datos de dos columnas…

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Ordenamos según la columna LISTADO como criterio principal; en Despues según ponemos la columna que irá asociada a los datos LISTADO, en este caso AÑO.

Opciones

En Opciones se definen criterios específicos para la ordenación de datos teniendo en cuenta los caracteres, las series y el idioma, entre otras opciones como copiar la ordenación. La pestaña muestra las opciones que se muestran en la imagen.

Mayúsculas/minúsculas.- Ordena alfabéticamente el contenido de las celdas que componen la selección, primero con las mayúsculas y luego las minúsculas.

El intervalo contiene etiquetas de columnas/filas.- Determina la etiqueta de una fila o una columna, el contenido de la primera fila o columna de la selección. Se considera título de la fila o la columna, el texto que se ingresa para orientar a los usuarios que lean la lista y determinen de que se trata el contenido de la fila o la columna.

Al seleccionar esta opción se omite la ordenación a la primera fila o a la primera columna de la selección realizada.

En la opción Dirección se define el nombre y la función de esta casilla de verificación. Por esta razón en el cuadro de diálogo que se muestra como ejemplo dice “El intervalo contiene etiquetas de filas”, ya que en Dirección se encuentra seleccionada la opción ordenar columnas.

Si se modifica el elemento a ordenar, se modifica el texto de esta opción.

Incluir formatos.- Conserva los formatos actuales de las celdas.

Copiar resultados de clasificación en.- Al seleccionar esta opción se copian los datos en un rango especificado que debe de ser compatible con el área de selección, es decir, el área para copiar la lista tiene que estar definida por la misma cantidad de filas y columnas.
Hacemos clic en la casilla de verificación y en el área de la derecha escribimos el rango del que se desea obtener una copia de la lista ordenada.

Orden de clasificación definida por el usuario.- Del menú desplegable se establecen distintas series que determinan un orden, por ejemplo: los días de la semana y los meses. Al seleccionar esta opción, se ordena el contenido de las celdas teniendo en cuenta el orden que establecen las listas predeterminadas.

Desde el menú desplegable es posible seleccionar una lista a elección. OpenOffice Calc brinda una herramienta que permite crear listas personales para establecer la ordenación de los datos. Después de definir estas opciones se analizará la creación de listas.

Idioma.- Dependiendo del idioma son las reglas que se deben respetar. Esta opción brinda una lista de idiomas disponibles para establecer como criterio un idioma deseado.

Dirección.- Una de las opciones siempre esta seleccionada, de lo contrario no sería posible realizar ningún tipo de ordenación.
De arriba hacia abajo (ordenar filas), ordena las filas según los valores en las columnas activas del rango seleccionado.
De izquierda a derecha (ordenar columnas), ordena las columnas según los valores en las filas activas del rango seleccionado.

Área de datos.- Muestra el rango de celdas que se desea ordenar y si este tiene nombre su denominaciónlo mostrará.

Ordenar Listas

En la pestaña Opciones del cuadro de diálogo Ordenar, uno de los cuadros de verificación es: Orden de clasificación definida por el usuario. Esta opción permite seleccionar una lista de datos predeterminada o una lista creada por el usuario.

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Crear una lista

Para crear una lista se accede al menú Herramientas > Opciones

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…y se abrira la siguiente ventana de diálogo:

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Una vez abierta la ventana de diálogo, el procedimiento es el siguiente:

  • Hacer clic en el botón Nuevo.ordenar16
  • Ingresar uno a uno los elementos ordenados de la lista en el área definida como Entradas.ordenar17
  • Hacer clic en el botón Añadir para que la lista esté disponible al ordenar datos, de lo contrario en Rechazar para no ingresarla.ordenar18

Al ordenar los datos, la lista puede ser seleccionada en la pestaña Opciones del cuadro de diálogo y utilizarla como criterio de la ordenación.

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