Proteger elementos

La acción de proteger permite evitar modificaciones en los elementos protegidos, al establecer una contraseña que la aplicación solicita en el caso de detectar que se realizará un cambio. Las modificaciones dependen del elemento protegido y abarcan desde datos a formatos.

Es posible proteger un documento de OpenOffice Calc. El documento creado por las aplicaciones del tipo planilla de cálculo se denomina libro. Al proteger el documento no es posible realizar ningún tipo de modificación en el conjunto de hojas que determinan la extensión del libro.

Proteger el documento implica no modificar la extensión del libro ni la cantidad de hojas que lo componen. Sin embargo, es posible realizar cualquier tipo de acción en las celdas, filas y columnas que determinan cada hoja.

Esta herramienta no potencia el uso de proteger elementos ya que los datos y/o formatos pueden ser modificados por cualquier usuario (no es una herramienta realmente útil).
Por esta razón la aplicación permite proteger una o varias hojas y con ello el conjunto de elementos que la componen.

Además, en una hoja protegida es posible liberar celdas a los cambios y permitir el ingreso de datos. Debemos recordar que las filas y las columnas son un conjunto de celdas.

Esta opción es muy útil en plantillas que son utilizadas por muchos usuarios y contienen gran cantidad de funciones. Al proteger las hojas y liberar las celdas en las que se ingresan los datos de insumo para una función, el libro puede contemplar más situaciones y ser más útil que al proteger el documento.

Se protege un documento para evitar modificaciones no deseadas. Un ejemplo es el cálculo de sueldos, que es un tipo de plantilla que vincula datos con funciones relacionadas con tablas que representan escalas.

Si por accidente se borra o modifica una celda que contiene un dato representativo de la escala, el objetivo de la planilla se pierde y lo más seguro es que al utilizarla el resultado sea un error.

Proteger con y sin visualización de datos

Una hoja determina un área de trabajo definida por filas y columnas. La intersección de una fila y una columna determina una celda, de forma tal que la hoja es un conjunto de celdas.

interseccion

Al proteger una hoja el principal objeto es evitar modificaciones en el contenido de las celdas que la componen. Pero es posible además, permitir o no visualizar el contenido de las celdas protegidas a los usuarios que utilicen la planilla.
Proteger con visualización de datos evita la realización de cambios en el contenido de las celdas, pero la Línea de entrada de la barra de Fórmulas muestra de qué manera se define este contenido.
Si el contenido de una celda es una función, cualquier usuario que acceda a la planilla puede observar la sintaxis completa de esta función sin modificarla.
Proteger sin visualización de datos, además de evitar modificaciones, oculta el contenido de la celda y la Línea de entrada se muestra vacía como si no existiera nada ingresado. Sólo aquel usuario que conozca la contraseña puede visualizarlo al desproteger el elemento.

Proteger un libro

Para proteger un libro se accede:

  • Menú Herramientas opción Proteger documento.
    • Del menú desplegable se selecciona Documento.proteger1
    • El resultado es un cuadro de diálogo que solicita una contraseña.proteger2
      En Contraseña se escribe una combinación de letras y/o números y en Confirmar se repite lo escrito. De no ser iguales la aplicación generará un error siendo necesario corregir lo ingresado. Para confirmar se hace clic en Aceptar, o de lo contrario en Cancelar para dejar sin efecto la acción. Es muy importante tener en cuenta que la contraseña elegida debe ser fácil de recordar para el usuario que proteja el libro, porque es la única que permite desproteger el documento.

En el libro la protección de datos se refleja en la barra de Etiquetas, que es la que muestra la extensión del libro.

proteger5

El libro está protegido y no es posible realizar modificaciones en la extensión del mismo, sin embargo están habilitadas todas las opciones posibles en los elementos que determinan la hoja: Fila y Columna.

Para desproteger el documento hacemos los pasos a la inversa donde notaremos que Documento… está marcada, solo tenemos que desmarcarla haciendo click con el ratón.

proteger6

Si no se puso contraseña la página se desprotegerá, en cambio si hemos puesto contraseña nos saldrá la ventana de diálogo para que entremos la contraseña…

proteger7

… acto seguido si todo ha ido bien desprotegeremos nuestro documento.

Proteger una hoja

Para proteger una hoja debemos hacer:

proteger_hoja2

El resultado es un cuadro de diálogo que entre varias opciones nos solicita una contraseña.

proteger_hoja3

Para seleccionar todas las hojas que componen el libro: se hace clic con el botón secundario en la barra de Etiquetas y del menú desplegable se selecciona la opción Seleccionar todas.

proteger_hoja4

Nos saldrá el cuadro de diálogo para introducir la contraseña.

proteger_hoja5

En Contraseña se escribe la clave que la aplicación solicitará al querer ingresar un cambio, en Confirmar se repite lo escrito.

Proteger parcialmente una hoja

Hasta el momento se analizó la protección total de una hoja y el resultado es impedir que se modifique el contenido de las celdas perteneciente a una hoja, sea con o sin visualización de los datos.

Esta opción es útil si lo que se desea es utilizar el contenido de las celdas de la hoja protegida, como argumento en una fórmula o función en celdas pertenecientes a otras hojas. En una hoja totalmente protegida no se permite realizar ningún tipo de acción en las celdas que la componen, salvo Copiar.

Desde el cuadro de diálogo Formato de celda es posible desproteger celdas previo a proteger la hoja.

El cuadro muestra siempre seleccionada la opción Protegido. Para proteger parcialmente la hoja dejando celdas totalmente libres debemos hacer:

  • Seleccionar las celdas que no deben estar protegidas en la hoja.proteger_celda
  • Acceder al cuadro de diálogo, elegir la opción Formato de Celdas…formato_celdas3Elegimos la pestaña Protección de celda y desmarcamos el cuadro con la opción Protegido. Atención al mensaje del segundo párrafo “En Herramientas seleccione el comando Proteger documento y a continuación Hoja de cálculo”.proteger_celda2
    Según el mensaje descrito arriba, aún nos falta un segundo paso:

    herramientas_proteger_hoja
    Y desmarcamos Selecciona celdas aseguradas.

    herramientas_proteger_hoja2

    Ahora ya tenemos la hoja protegida, menos las celdas que estan remarcadas y donde solo podemos modificar los datos.

    proteger_celda

Si intentamos modificar una celda protegida nos saldrá el siguiente mensaje:

formato_celdas4

La aplicación devuelve como resultado una ventana advirtiendo que la celda está protegida y no es posible modificar su contenido. Para modificarlos se debería desproteger la hoja y luego insertar la función deseada.

Desproteger celdas en una hoja que contiene funciones permite contemplar la variación de los datos que son argumentos para las funciones. Con esto evitamos que se modifique por error la sintaxis de las funciones y las tablas de datos que estan en ellas.