Usar el Asistente para crear una tabla

Toda tabla necesita un campo Clave principal. (Para qué sirve este campo se discutirá más adelante). Usaremos este campo para numerar nuestras entradas y queremos que el número aumente automáticamente al agregar cada entrada.

Dado que ninguna de las tablas del Asistente contiene los campos que necesitamos para nuestra base de datos, Automóvil, usaremos el asistente para crear una tabla sencilla que poco tiene que ver con nuestra base de datos. Este ejercicio será una buena forma de explicar cómo funciona el Asistente.

El Asistente permite que los campos de nuestra tabla provengan de màs de una de las tablas sugeridas. Creamos una tablas con campos de tres de las tablas sugeridas en el Asistente. Haga clic en Usar el asistente para crear tabla. Se abrirá el Asistente para tablas.

Un campo es un trozo de información. Por ejemplo, en la tabla de una lista de precios puede haber un campo para el nombre del artículo, otro para la descripción y un tercero para el precio. Puede agregar tantos campos como sea necesario.

Paso 1: Seleccionar campos.

Tiene dos categorías de tablas sugeridas: Negocios y Personal. Cada categoría contiene sus propias tablas sugeridas. Cada tabla dispone de una lista de campos.

Usaremos la tabla de muestra ColecciónCD de la categoría Personal para seleccionar los campos que necesitamos.

  1. Categoría: Seleccione Personal. El desplegable Tablas de muestra cambia para mostrar la lista de tablas personales de muestra.

  2. Tablas de muestra: Seleccione ColecciónCD. El panel Campos disponibles muestra ahora una lista con los campos disponibles para esta tabla.
  3. Campos disponibles: Con el botón > mueva los siguientes campos del panel Campos disponibles al panel Campos seleccionados, respetando el orden: IDColección, TítuloÁlbum, Intérprete, FechaDeCompra, Formato, Notas y NúmDePistas.

  4. Ahora seleccionaremos campos de otra tabla de muestra. Haga clic en la categoría Negocios. Seleccione Empleados de la lista desplegable tablas de muestra. Use el botón > para mover el campo Foto del panel Campos disponibles al panel Campos seleccionados. Se colocará al final de la lista, justo debajo del campo NúmDePistas.

    Si el orden de alguno de los campos seleccionados no coincide con el de la lista de arriba, haga clic sobre el nombre del campo mal colocado para seleccionarlo. Use las flechas Arriba o Abajo que están a la derecha de la lista Campos seleccionados para mover el nombre del campo a su posición correcta. Haga clic en Siguiente.

Paso 2: Establecer tipos y formatos.

En este paso aplicará propiedades a los campos. Al hacer clic sobre un campo, la información de la derecha varía. Es entonces cuando puede realizar cambios según sus necesidades. Haga clic en cada campo, de uno en uno, y realice los cambios que se indican debajo.

  • IDColección.- Cambie Valor automático de No a .
  • TítuloÁlbum.-
    • Entrada requerida.- Si toda la música está en álbumes, cambie Entrada requerida a . En caso contrario, deje Entrada requerida como No.
    • Tamaño.- Cambie el tamaño sólo si, incluyendo los espacios, algún título del álbum ocupa más de 100 caracteres de longitud.
  • Intérprete.- Use el valor predeterminado. Y dado que la música siempre tiene un intérprete, establezca Entrada requerida como .
  • FechaDeCompra.- configuración predeterminada. Entrada requerida debería ser No. (Puede no saber la fecha).
  • Formato.- Cambie sólo el ajuste Entrada requerida: de No a .
  • Notas.- No es necesario realizar cambios.
  • NúmDePistas.- Cambie el Tipo del campo a Tiny Integer [ TINYINT ]. El número de pistas permitidas será de 999. Si necesitara más pistas, cambie a Small Integer [ SMALLINT ], que permite 99999 pistas.
  • Foto.- Use los valores predeterminados.

Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente.

Paso 3: Establecer clave principal.

  1. Deberá marcar la casilla de verificación Crear una clave principal.
  2. Seleccione la opción Usar un campo existente como clave principal.
  3. En la lista desplegable Nombre del campo, seleccione IDColección.
  4. Si no estuviera activa, active la casilla Autovalor.

Haga clic en Siguiente.

Una clave principal identifica inequívocamente un elemento (o registro) de una tabla. Por ejemplo, si hay dos personas que se llaman “Francisco González” o tres personas que viven en la misma dirección, la base de datos necesita poder distinguirlos. La forma más sencilla es asignar un número único a cada uno: número la primera persona: 1; la segunda: 2; y así sucesivamente. Cada entrada tienen un número y cada número es distinto, lo que facilita decir “registrar ID 172”. Esta es la opción elegida aquí: IDColección es sólo un número que Base asigna automáticamente a cada registro de esta tabla. Existen formas más complejas de hacer lo mismo, pero todas contestan a la pregunta “¿Cómo puedo garantizar que cada registro de mi base de datos tiene una identificación única?”

Paso 4: Crear la tabla.

  • Si lo desea, cambie el nombre de la tabla en este punto. Si decide hacerlo, póngale un nombre que le resulte fácil de identificar. Para este ejemplo no realice cambios.
  • Deje seleccionada la opción Insertar datos inmediatamente.

  • Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente para tablas. Cierre la ventana creada por el asistente para tablas.

Vuelve a estar en la ventana principal de la base de datos, con la lista de iconos tablas, consultas, formularios e informes.

Crear una tabla copiando una tabla ya existente

Si tiene una gran colección de música, puede que desee crear una tabla para cada tipo de música. Puede crear cada tabla con el asistente, pero es mejor copiar la tabla original. Cada tabla puede nombrarse según el tipo de música que contiene. Los nombres pueden ser, entre otros, Clásica, Pop, Country y Rock.

  • Haga clic en el icono Tablas del panel Base de datos para ver las tablas existentes.
  • Haga clic con el botón secundario sobre el icono de la tabla ColecciónCD. Seleccione Copiar en el menú contextual.

  • Mueva el puntero del ratón hasta debajo de la tabla, haga clic con el botón secundario y seleccione Pegar en el menú contextual. Se abre el cuadro de diálogo Copiar tabla.

  • Cambie el nombre de la tabla a Pop y haga clic en Siguiente.

  • Haga clic en el botón >> para mover todos los Campos del panel izquierdo al panel derecho y luego haga clic en Siguiente.

  • Dado que todos los Campos tienen ya el formato de Tipo de Archivo correcto, no es necesario realizar cambios. No obstante, este es el momento y el lugar en el que realizar cualquier cambio necesario con precaución.  Haga clic en Crear. Ya se ha creado la nueva tabla.