Crear un formulario de base de datos

Las bases de datos se usan para almacenar datos, pero ¿cómo se meten los datos en una base de datos? Para ello se utilizan los formularios. En el idioma de las bases de datos, un formulario es el interfaz para introducir y editar datos.

Un formulario sencillo consta de los campos de una tabla. Los formularios más complejos contienen mucha más información. Pueden contener textos, gráficos y cuadros de selección adicionales, así como muchos otros elementos. La figura 20 está basada en la misma tabla, pero contiene una etiqueta de texto (Compra de combustible), una lista desplegable en TipoPago, y un fondo gráfico.

Usar el asistente para crear un formulario

Usaremos el Asistente para formularios para crear dos formularios: ColecciónCD y Vacaciones. El formulario Colección CD será un formulario sencillo, mientras que el formulario Vacaciones contendrá un formulario y un subformulario. Crearemos el formulario Vacaciones con su subformulario, y luego usted modificará el formulario ColecciónCD siguiendo el mismo proceso.

En la ventana principal de la base de datos, haga clic en el icono Formularios. Haga doble clic en Usar el asistente para crear formulario para abrir el asistente.

Los formularios sencillos sólo requieren algunos de estos pasos; los formularios complejos pueden llegar a necesitarlos todos.

Paso 1: Seleccione los campos del formulario.

En el desplegable Tabla o consulta, seleccione la tabla Vacaciones. Campos disponibles ofrece una lista de los campos de la tabla Vacaciones. Haga clic en el símbolo >> para mover todos los campos a Campos del formulario. Haga clic en Siguiente.

Paso 2: Configurar un subformulario.

Dado que ya hemos creamos una relación entre las tablas Combustible y Vacaciones, usaremos dicha relación.

Active la casilla de verificación Agregar subformulario. Haga clic en el botón de opción Subformulario basado en elección manual de campos. Combustible aparece en el panel de relaciones que podemos agregar, así que selecciónela. Haga clic en Siguiente.

Paso 3: Agregar campos de subformulario

Este paso es idéntico al paso 1. La única diferencia es que en el subformulario no usaremos todos los campos.

Seleccione Combustible en el desplegable Tabla o consulta. Use el botón >> para mover todos los campos al panel de la derecha.

Haga clic sobre el campo IDCombustible para resaltarlo. Use el botón < para mover este campo al panel de la izquierda. Haga clic en Siguiente.

Paso 4: Obtener campos combinados.

Este paso es para tablas o consultas para las que no se ha definido una relación. Dado que queremos hacer una lista de todos los gastos por fechas tanto para el formulario como para el subformulario, combinaremos los campos Fecha de ambas tablas.

Seleccione Fecha en el desplegable Primer campo de formulario principal. Este es el campo Fecha de la tabla Vacaciones. Es también la clave principal de la tabla Vacaciones. Haga clic en Siguiente.

Paso 5: Organizar campos de control.

Cada campo de control de un formulario consta de dos partes: etiqueta y campo. Este paso en la creación de un formulario determina cómo se colocarán entre sí la etiqueta y el campo de control. Las cuatro opciones, de izquierda a derecha, son: En columnas – Etiquetas a la izquierda, En columnas – Etiquetas arriba, Como hoja de datos y En bloques – Etiquetas arriba.

Disposición del formulario principal. Haga clic en Columnas – Etiquetas arriba. Las etiquetas se colocarán encima de su campo. Disposición del subformulario: Haga clic en Como hoja de datos. (Las etiquetas son rótulos o encabezados de columna y las entradas de campo tienen formato hoja de cálculo). Haga clic en Siguiente.

Paso 6: Establecer entrada de datos.

A no ser que necesite activar cualquiera de estas entradas, acepte la configuración predeterminada. Haga clic en Siguiente.

Paso 7: Aplicar estilos.

Seleccione el color deseado en la lista Aplicar estilos. (Por ejemplo el beige, que es Naranja 4 en la tabla Color). Seleccione el borde de campo deseado. (Yo prefiero la apariencia 3D. Usted puede optar por experimentar con las distintas posibilidades). Haga clic en Siguiente.

Paso 8: Establecer nombre.

Escriba un nombre para el formulario. En este caso, lo llamaremos Combustible. Seleccione el botón de opción Modificar el formulario. (Esos círculos que pueden seleccionarse se llaman botones de opción o botones de radio). Haga clic en Finalizar. Se abre el formulario en modo Edición.