Trabajar con documentos

Aquí vamos a tratar las instrucciones para crear documentos nuevos, abrir documentos existentes y guardar documentos, así como la forma de crear un documento a partir de una plantilla.

Guardar como archivo Microsoft Word

Para guardar un documento como archivo Microsoft Word:

  1. Primero guarde su documento en formato LibreOffice (.odt). Si no lo hace, cualquier cambio realizado desde la última vez que lo guardó sólo aparecerá en la versión Microsoft Word del documento.
  2. Luego haga clic en Archivo –> Guardar como. Aparece la ventana Guardar como.

En el menú desplegable del campo Tipo, seleccione el tipo de formato de Microsoft Word deseado. Haga clic en Guardar.

A partir de este punto, todos los cambios que realice se aplicarán solo al documento Microsoft Word. De hecho, ha cambiado el nombre del documento. Si desea volver a trabajar con la versión LibreOffice del documento, deberá volver a abrirlo.

Si desea predeterminar que sus documentos LibreOffice se guarden en formato Microsoft Word, vaya a Herramientas –> Opciones –> Cargar/Guardar –>General –> Siempre guardar como.

Trabajar con texto

En Writer se trabaja el texto (seleccionar, copiar, pegar, mover) como en cualquier otro programa. LibreOffice también dispone de mecanismos apropiados para seleccionar elementos no consecutivos, seleccionar un bloque vertical de texto y pegar texto sin formato.

Seleccionar elementos no contiguos

Para seleccionar elementos no contiguos (tal como se muestra en la figura 7) mediante el ratón:

  1. Seleccione el primer trozo de texto.
  2. Mantenga presionada la tecla Control y use el ratón para seleccionar el siguiente trozo de texto. Repita tantas veces como sea necesario.

Ahora puede trabajar con el texto seleccionado (copiarlo, borrarlo, cambiar el estilo, etc.).

Para seleccionar elementos no consecutivos mediante el teclado:

  1. Seleccione el primer trozo de texto.
  2. Presione Mayúsc+F8. Esto pone a Writer en modo Agregar. En la barra de estado aparecen las siglas AGR.
  3. Use las teclas de desplazamiento para ir hasta el siguiente trozo de texto que desee seleccionar. Mantenga presionada la tecla Mayúsc y seleccione el siguiente trozo de texto.
  4. Repita el procedimiento tantas veces como sea necesario.
  5. Ahora puede trabajar con el texto seleccionado.
  6. Presione Esc para salir de este modo.

Seleccionar un bloque de texto vertical

Puede seleccionar un bloque vertical o columna de texto separada por espacios o tabulaciones (como podrá encontrase en textos pegados procedentes de correos electrónicos, listados de programas u otras fuentes) usando el modo Selección por bloque de LibreOffice. Para cambiar al modo Selección de bloque, vaya a Editar –> Modo Selección –> Bloquear área, o haga clic tantas veces como sea necesario hasta que cmbie el estado de STD a BLK.

Ahora podemos seleccionar el texto por bloques.

Cortar, copiar y pegar texto

Cortar: Use Editar –> Cortar, Control+X o el icono del menú Cortar de la barra de herramientas.
Copiar: Use Editar > Copiar o Control+C o el icono Copiar.

Pegar: Use Editar > Pegar o Control+V o el icono Pegar.

Si sólo hace clic sobre el icono Pegar, se conservará cualquier formato del texto (negrita, cursiva, etc.). Para pegar el texto con el formato del texto adyacente al lugar de inserción, haga clic en el triángulo a la derecha del icono Pegar y seleccione Texto sin formato.

Buscar y reemplazar texto y formato

Writer dispone de la herramienta Buscar y reemplazar, la cual automatiza el proceso de buscar texto dentro de un documento. Además de buscar y reemplazar palabras, puede:

  • Usar expresiones regulares(comodines) para realizar una búsqueda más precisa.
  • Buscar y reemplazar formatos específicos
  • Buscar y reemplazar estilos de párrafo

Para mostrar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, use las teclas abreviadas Control+Alt+B o seleccione Editar –> Buscar y reemplazar. Escriba el texto que desea encontrar en el cuadro Buscar.

Para reemplazar un texto con otro distinto, escriba el nuevo texto en el cuadro Reemplazar por.

Puede seleccionar varias opciones como palabras completas, Búsqueda por semejanza, o llevar a cabo una búsqueda por semejanza. Una vez configurada la búsqueda, haga clic en el botón Buscar todo. Para reemplazar el texto, haga clic en Reemplazar.

Si hace clic en Buscar todo, LibreOffice selecciona todos los casos en los que aparezca el texto en el documento. De igual modo, si hace clic en Reemplazar todo, LibreOffice reemplazará todas las coincidencias.

Insertar símbolos

Un símbolo es un carácter especial que no se encuentra en el teclado español estándar. Son ejemplos de símbolos: © 3⁄4 æ ç ñ ö ø ¢. Para insertar un símbolo:

Coloque el cursor donde desea introducir el símbolo.

  1. Haga clic en Insertar –> Forma –> Símbolo y elija uno/s de los símbolos.
  2. Seleccione los símbolos que desea introducir, en orden, y marque la cassilla elegida.
  3. El cursor cambiará de forma para que podamos dibujar el símbolo específico.

Para acceder a la ventana de símbolos vamos a la opción Herramientas –> Ortografía y pulsamos sobre el símbolo omega.

Aparecerá una ventana de diálogo con todos los símbolos de nuestro sistema, solo debemos elegir uno o varios.

La regla horizontal muestra tanto los tabuladores predeterminados como cualquier otro definido por el usuario. Para configurar la unidad de medida y el espacio entre tabuladores predeterminados, vaya a Herramientas –> Opciones –> LibreOffice.org Writer –> Ver.

También puede establecer o cambiar unidades de medida haciendo clic en el botón Regla horizontal para abrir una lista de unidades, tal como muestra la figura 12. Haga clic en una de ellas para cambiar la regla a esa unidad.

Haga doble clic sobre un espacio en blanco de la regla para abrir la ficha Sangrías y espado del cuadro de diálogo Párrafo.

Elija la pestaña Tabuladores del cuadro de diálogo Párrafo para ajustar mejor la configuración de los tabuladores.

Revisión ortográfica

Revisión automática comprueba cada palabra a medida que se escribe, y subraya las palabras mal escritas con una línea roja ondulada.

Cuando se corrige la palabra, la línea desaparece. Para llevar a cabo una revisión ortográfica independiente del documento (o de una selección de texto) haga clic sobre el botón Herramientas –> Ortografía.

Esto revisa el documento o la selección y abre el cuadro de diálogo Ortografía si se encuentra algún error.

Tambien podemos corregir los errores sobre la marcha:

  • Haga clic con el botón secundario sobre una palabra subrayada para abrir un menú. Si selecciona una de las palabras sugeridas en el menú, esta sustituirá la palabra mal escrita de su texto.
  • Puede cambiar el idioma del diccionario (por ejemplo a español, francés, alemán, etc…,) en el cuadro de diálogo Ortografía.
  • Puede agregar una palabra al diccionario. Haga clic en Añadir desde la opción Ortografía y seleccione el diccionario en el que desea agregarla.
  • El cuadro de diálogo Opciones de la herramienta Ortografía dispone de numerosas opciones, como revisar palabras en mayúscula y palabras con números. También le permite gestionar diccionarios personalizados, es decir, agregar o eliminar palabras de un diccionario.
  • En la ficha Fuente del cuadro de diálogo Estilo de párrafo puede configurar que uno o más párrafos se revisen en un idioma concreto (distinto al del resto del documento).

Usar herramientas de idioma

LibreOffice dispone de ciertas herramientas que facilitan el trabajo si se están mezclando distintos idiomas dentro del mismo documento o se escriben documentos en varios idiomas.

Puede establecer el idioma para todo el documento, seleccionar párrafos o, incluso, sólo palabras o caracteres individuales. En versiones anteriores a LibreOffice 3.0 era necesario usar estilos para insertar en un documento párrafos o grupos individuales de caracteres con un idioma distinto, pero ahora esto puede hacerse cómodamente desde el menú principal.

La principal ventaja de cambiar los idiomas es que entonces puede usar los diccionarios adecuados para la revisión ortográfica, y aplicar las versiones localizadas de las tablas de sustitución de Corrección automática, el diccionario de sinónimos y las reglas de división de palabras.

Las herramientas de idioma están en el menú principal, en Herramientas –> Idioma.

Las opciones son:

  • Para selección.- Seleccione esta opción para aplicar un idioma específico al texto seleccionado (la selección puede abarcar desde sólo unos pocos caracteres a varios párrafos).
  • Para párrafo.- Seleccione esta opción para aplicar un idioma específico al párrafo en el que se encuentra el cursor.
  • Para todo el texto.- Seleccione esta opción para aplicar un idioma específico a todo el documento.

Una forma alternativa para cambiar el idioma de todo el documento es yendo a Herramientas –> Opciones –> Configuración de idioma –> Idiomas.

En la sección Idiomas predeterminados para los documentos del cuadro de diálogo Opciones, puede seleccionar un idioma distinto para todo el texto.

Si bien la herramienta del menú sólo se aplica a documentos individuales, cambiar el idioma predeterminado del cuadro de diálogo Opciones implica un cambio de configuración de LibreOffice y, por tanto, se aplicará a cualquier documento futuro. Si sólo desea cambiar el idioma para el documento actual, asegúrese de que marca la casilla de verificación Sólo para el documento actual.

La revisión automática sólo esta disponible para aquellos idiomas de la lista acompañados por el símbolo . Si no ve este símbolo junto al idioma deseado,…

…puede instalar el diccionario necesario mediante Herramientas –> Idioma –> Más diccionarios en línea…

El idioma usado para la revisión ortográfica también se muestra en la barra de estado, junto al cuadro de estilo de página en uso.

También puede configurar el idioma para un párrafo o grupo de caracteres como Ninguno. Esta opción es particularmente útil cuando el documento presenta textos que no desea revisar, como direcciones de Internet o pedacitos de código de programación.

El idioma usado para la revisión ortográfica también se muestra en la barra de estado, junto al cuadro de estilo de página en uso. También puede configurar el idioma para un párrafo o grupo de caracteres como Ninguno. Esta opción es particularmente útil cuando el documento presenta textos que no desea revisar, como direcciones de Internet o pedacitos de código de programación.

La corrección automática (Autocorrect)

La función Corrección automática de Writer dispone de una larga lista de errores ortotipográficos comunes que corrige automáticamente.

Por ejemplo, ―ahy será sustituido por ―hay.

Seleccione Herramientas –> Corrección automática –> Opciones de corrección automática… para abrir el cuadro de diálogo.

Aquí podrá definir qué cadenas de texto se corregirán y cómo. En la mayoría de los casos, las cadenas predeterminadas son adecuadas.

Cuando encontremos la palabra o simbolo adecuado pulsamos en el botón Aceptar.

Para que Writer deje de sustituir una secuencia concreta, vaya a Herramientas –> Corrección automática –> Opciones de corrección automática… Reemplazar, seleccione el par de palabras y haga clic en Eliminar.

Para agregar una nueva secuencia a corregir, escríbala en los cuadros Reemplazar y Por y haga clic en Nuevo.

Experimente las distintas fichas del cuadro de diálogo para descubrir la amplia variedad de opciones disponibles para aplicar una configuración más precisa a Corrección automática.

Completar palabras

Si Completar palabras está activado, Writer intenta deducir qué palabra está escribiendo y se ofrece para completar la palabra. Para aceptar las sugerencias, presione Entrar. En caso contrario, continúe escribiendo.

Mucha gente prefiere no usar Completar palabras. Si no desea esta función, seleccione Herramientas –> Corrección automática –> Opciones de corrección automática… y desmarque Activar la compleción de palabras.

Puede personalizar esta función en Herramientas –> Corrección automática –> Opciones de completar automática…:

Añadir un espacio automáticamente después de cada palabra aceptada. Mostrar como ayuda emergente al pasar por encima de la palabra, en lugar de completar la palabra mientras escribe.

Cambiar el número máximo de palabras a recordar por Completar palabras y la longitud mínima de las palabras a recordar (Entradas máx. y Tamaño Mín. de palabra). Eliminar entradas específicas de la lista de entradas.

Cambiar la tecla que acepta la entrada sugerida. Las opciones son Flecha derecha, Fin, Entrar y Barra espaciadora.

La corrección automática sólo se produce después de haber escrito una palabra por segunda vez en un documento.

Usar AutoTexto

AutoTexto le permite asignar una combinación de teclas a textos, tablas, gráficos y otros elementos. Por ejemplo, en lugar de escribir ―Director General cada vez que use esa frase, puede escribir sólo ―dg y presionar F3. O puede guardar una nota con formato  AutoTexto y luego insertar una copia escribiendo ―nota y presionando F3.

Para asignar un texto a una combinación de teclas abreviadas de AutoTexto:

  1. Escriba el texto en el documento.
  2. Resalte el texto seleccionándolo.

  3. Seleccione Editar –> Texto automático… (o presione Control+F3).

  4. Escriba un nombre para sus teclas abreviadas. Writer le sugerirá una combinación de letras, la cual se puede cambiar.

  5. Haga clic en el botón Texto autom. de abajo  y luego en Nuevo (sólo texto).

  6. Haga clic en Cerrar para volver al documento.

AutoText es especialmente potente cuando se trata de asignar campos. Insertar guiones, rayas y espacios sin ruptura. Puede insertar un guión o una raya con el cuadro de diálogo Símbolos o usando la función Corrección automática.

– un guión tiene el ancho de la letra ―n de la fuente en uso. Su código numérico es U+2013 (en el desplegable Área del cuadro de diálogo Símbolos, seleccione la opción Puntuación general). Para insertar un guión con Corrección automática, escriba al menos un carácter, un espacio, uno o dos signos menos y al menos una letra más, luego un espacio. Los signos menos serán sustituidos por un guión.

— es una raya; es decir, un guión largo, del ancho de la letra ―m de la fuente en uso. Su código numérico es U+2014.

Para insertarlo con la corrección automática, escriba al menos un carácter, dos signos menos y, al menos, un carácter más, luego un espacio. Los signos menos serán sustituidos por una raya. Para insertar un espacio sin ruptura (para mantener dos caracteres juntos, por ejemplo en un número de teléfono).