Acelerar la entrada de datos

Introducir datos en una hoja de cálculo puede ser muy laborioso, pero Calc le proporciona distintas herramientas para facilitar parte de la pesada tarea. La más básica de las funciones es pinchar y arrastrar el contenido de una celda a otra con el ratón.

No obstante, Calc también incluye muchas otras herramientas para automatizar la entrada, especialmente de material repetitivo. Entre ellas están la herramienta Rellenar, Listas de selección, y la posibilidad de introducir información en múltiples hojas del mismo documento.

Usar la herramienta Rellenar

Lo más sencillo es usar la herramienta Rellenar para duplicar un contenido existente. Empiece seleccionando la celda a copiar, luego arrastre el ratón en cualquier dirección (o mantenga pulsada la tecla Mayúscula y haga clic en la última celda a rellenar),…


… y seleccione Hoja –> Rellenar  celdas y la dirección hacia la que desea copiar: Rellenar hacia arriba, abajo, izquierda o derecha.

Las opciones no disponibles permanecen en gris, pero aún corre el riesgo de seleccionar la dirección opuesta a la deseada, sobrescribiendo las celdas accidentalmente si no tiene cuidado.

Una forma rápida de rellenar celdas es arrastrar la agarradera o manilla de relleno de la esquina inferior derecha de la celda que automáticamente se convertirá en una cruz, arrastralo en la dirección en que desea rellenar. Cuando sueltes el botón del ratón verás las casillas rellenas.

También puede usar la herramienta seleccionar usando series de datos existentes que desee ampliar. Si el intervalo entre los valores seleccionados de las celdas es constante, Calc intentará calcular y rellenar la selección con los valores que continúan esa secuencia. Por ejemplo, si selecciona tres celdas con los valores 1, 2 y 3 y rellena la celda siguiente, Calc insertará el valor 4.

Rellenar con una serie

Un uso más complejo de la herramienta Rellenar incluye usar series definidas. Existen listas predeterminadas con los días de la semana y los meses del año, tanto abreviados como completos, pero también puede crear sus propias listas.

Para rellenar con una serie, seleccione las celdas a rellenar y…

Definir una serie para rellenar

…vaya a Hoja –> Rellenar celdas –> Rellenar series.

En el cuadro de diálogo Rellenar series, seleccione Relleno automático en Tipo de serie, y escriba como Valor inicial un elemento de cualquiera de las series definidas en este caso el primer mes del año.

Las celdas seleccionadas se rellenarán con los elementos de la lista, por orden, repitiéndose desde el principio cuando la lista llega a su fin.

También puede usar Hoja –> Rellenar celdas –> Rellenar series para crear una serie numérica de un único uso introduciendo los valores inicial y final, así como el incremento. Por ejemplo, si introduce 1 y 7 como valores inicial y final, y establece un incremento de 2, obtendrá la secuencia 1, 3, 5, 7.

En todos los casos, la herramienta Rellenar  crea una conexión momentánea entre las celdas. Una vez rellenadas, las celdas dejan de tener conexión unas con otras.

Definir una serie para rellenar

Para definir una serie, vaya a Herramientas –> Opciones –> LibreOffice Calc –> Listas de ordenamiento. Este cuadro de diálogo muestra las series ya definidas en el cuadro Listas de la izquierda, y el contenido de la lista resaltada en el cuadro Entradas.

Haga clic en Nuevo. Se vacía el cuadro Entradas. Escriba la serie de la nueva lista en el cuadro Entradas (una entrada por línea), y haga clic en Añadir.

Compartir contenido entre hojas

Puede desear introducir la misma información en la misma celda de distintas hojas para, por ejemplo, establecer listas estándar para un grupo de personas u organizaciones. En lugar de introducir la lista en cada hoja por separado, puede introducirla en todas las hojas a la vez. Para ello, seleccione todas las hojas, luego introduzca la información en la hoja actual.

Esta técnica sobrescribe sin previo aviso cualquier información ya presente en las celdas de las otras hojas. Por esta razón, al terminar deberá garantizar que quita la selección múltiple para poder editar una hoja sin afectar a las demás.